Polityka prywatności Rozwiązania Energetyczne Premium

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Rozwiązania Energetyczne Premium (dalej: „Spółka”, „Administrator”) działającą w sektorze energetycznym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Rozwiązania Energetyczne Premium z siedzibą na terytorium Polski (dalej: „Administrator”). Dane kontaktowe Administratora są udostępniane klientom oraz partnerom handlowym w umowach, fakturach oraz na oficjalnych kanałach komunikacji.

1.3. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

2. Zakres i kategorie przetwarzanych danych

2.1. Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP/REGON, PESEL (jeżeli jest to niezbędne),
• dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e-mail, numery telefonów,
• dane dotyczące umów i usług: numery i treści umów, dane dotyczące zużycia energii, parametry techniczne instalacji, numery punktów poboru energii, historie rozliczeń, faktury,
• dane dotyczące płatności: numery rachunków bankowych, dane niezbędne do rozliczeń finansowych,
• dane przekazywane dobrowolnie w korespondencji z Administratorem lub w formularzach kontaktowych.

2.2. Administrator co do zasady nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych), chyba że jest do tego zobowiązany przepisami prawa lub dane te zostaną przekazane dobrowolnie i za wyraźną zgodą osoby, której dotyczą.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• zawarcie, wykonywanie i rozliczanie umów dotyczących usług energetycznych, doradztwa, modernizacji, audytów energetycznych oraz innych usług świadczonych przez Rozwiązania Energetyczne Premium,
• realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów energetycznych, podatkowych, rachunkowych oraz z przepisów o ochronie środowiska,
• prowadzenie bieżącej obsługi klienta, w tym obsługa zgłoszeń, reklamacji, zapytań technicznych i handlowych,
• prowadzenie działań marketingowych własnych usług i produktów, w tym przekazywanie informacji handlowych drogą elektroniczną i telefoniczną – w zakresie dopuszczonym przez prawo oraz na podstawie zgody, jeżeli jest wymagana,
• analiza i statystyka, planowanie rozwoju usług, poprawa jakości obsługi, a także optymalizacja zużycia energii i procesów energetycznych,
• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.

3.2. Podstawą prawną przetwarzania danych jest w szczególności:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania do zawarcia lub wykonania umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, tj. m.in. zapewnienie bezpieczeństwa usług, dochodzenie roszczeń, prowadzenie analiz oraz rozwój działalności,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, jeśli jest wymagana przepisami prawa (np. na cele marketingowe).

4. Źródła pozyskiwania danych

4.1. Dane osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, m.in. poprzez:

• zawarcie umowy,
• wypełnienie formularza kontaktowego lub rejestracyjnego,
• kontakt telefoniczny lub e-mailowy,
• udział w spotkaniach, prezentacjach, wydarzeniach branżowych.

4.2. W określonych przypadkach Administrator może pozyskiwać dane także z innych legalnych źródeł, np. od partnerów biznesowych, operatorów systemów energetycznych, publicznie dostępnych rejestrów (KRS, CEIDG, rejestry urzędowe), wyłącznie w zakresie dopuszczonym przez prawo.

5. Odbiorcy danych

5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom współpracującym z Administratorem przy realizacji usług energetycznych (np. podwykonawcy, instalatorzy, projektanci, firmy serwisowe),
• dostawcom usług IT, hostingu, obsługi systemów teleinformatycznych i komunikacyjnych,
• biurom rachunkowym, kancelariom prawnym, doradcom podatkowym i innym profesjonalnym doradcom,
• bankom i instytucjom płatniczym realizującym rozliczenia finansowe,
• operatorom systemów energetycznych oraz organom regulacyjnym, jeżeli wynika to z przepisów prawa sektora energetycznego,
• organom administracji publicznej, organom ścigania, sądom i innym uprawnionym podmiotom – w zakresie i na podstawie obowiązujących przepisów.

5.2. Wszystkie podmioty, którym powierzono przetwarzanie danych osobowych, zobowiązane są do zapewnienia poufności i bezpieczeństwa danych oraz do przetwarzania ich wyłącznie w zakresie wynikającym z zawartych umów i przepisów prawa.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

6.1. Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (poza EOG). Jeśli jednak będzie to konieczne, np. w związku z korzystaniem z określonych narzędzi informatycznych lub współpracą z partnerami zagranicznymi, przekazanie takie będzie odbywać się wyłącznie na zasadach określonych w RODO, w szczególności:

• na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
• z zastosowaniem standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską,
• w innych przypadkach przewidzianych przepisami prawa.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez okres obowiązywania umowy oraz przez czas niezbędny do jej rozliczenia,
• przez okres wymagany przepisami prawa (np. przepisy podatkowe, rachunkowe, energetyczne),
• przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego,
• w przypadku przetwarzania na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub osiągnięcia celu, dla którego została udzielona.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych,
• prawo sprostowania (poprawienia) danych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo przenoszenia danych – w zakresie określonym w art. 20 RODO,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym w szczególności wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

8.2. W celu realizacji swoich praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z Administratorem przy użyciu danych kontaktowych wskazanych w dokumentach umownych, na fakturach lub innych kanałach komunikacji udostępnionych przez Rozwiązania Energetyczne Premium.

8.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce.

9. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

9.1. Administrator może stosować podstawowe formy profilowania w celu dostosowania oferty usług energetycznych, analizy zużycia energii, optymalizacji kosztów i rekomendacji rozwiązań technicznych.

9.2. Profilowanie nie będzie powodowało wobec osoby, której dane dotyczą, skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na nią wpływało, chyba że wyraźnie przewidują to przepisy prawa lub osoba ta wyrazi na to odrębną zgodę.

10. Bezpieczeństwo danych osobowych

10.1. Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poziom bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w szczególności:

• stosuje środki kontroli dostępu do systemów i danych,
• stosuje procedury zabezpieczające w zakresie IT i bezpieczeństwa fizycznego,
• szkoli personel w obszarze ochrony danych osobowych i poufności informacji,
• regularnie monitoruje i aktualizuje zastosowane środki bezpieczeństwa.

11. Dobrowolność podania danych

11.1. Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie lub realizację umowy, udzielenie odpowiedzi na zapytanie, przygotowanie oferty czy świadczenie usług energetycznych przez Rozwiązania Energetyczne Premium.

12. Zmiany Polityki prywatności

12.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, technologii, form świadczenia usług lub sposobów przetwarzania danych.

12.2. Zmiany Polityki będą publikowane w zaktualizowanej wersji i stosowane od dnia ich ogłoszenia, chyba że przepisy prawa wymagają innego terminu.

13. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

13.1. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z Administratorem przy użyciu danych kontaktowych wskazanych w dokumentach umownych, na fakturach lub oficjalnych kanałach komunikacji Rozwiązania Energetyczne Premium.

Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i dotyczy działalności Rozwiązań Energetycznych Premium w sektorze energetycznym.